Kommunedirektørens ansvar:

Kommunedirektøren har ansvaret for kommunens arkiv og for at organisering og oppfølging av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling. Innholdet i administrasjonens arkivansvar er ellers fastsatt i gjeldende lover og forskrifter og i retningslinjer gitt med hjemmel i dette lovverket. Se lenke til: Delegering av myndighet fra kommunedirektør til arkivansvarlig.  Kommunedirektøren har delegert alt fagansvar og myndighet for arkiv til arkivleder/arkivansvarlig.

Arkivtjenestens ansvar:

Arkivtjenesten i Rennebu kommune er organisert med et felles postmottak og sentralisert arkivfunksjon for alle enheter i kommunen, lokalisert i kommunehuset på Berkåk. Arkivtjenesten er underlagt personal- og stabssjef og er en del av kommunens administrasjon under Servicetorget.

Servicetorget har 3 årsverk, hvorav arkivfunksjonen inngår.

Det er egne systemansvarlige pr. fagsystem som skal sørge for en kontrollert og sikker tilgangsstyring, tilstrekkelig opplæring, feilretting og oppgradering av fagsystemene. Arkivtjenesten sin hovedoppgave er å kvalitetssikre dokumentasjonsforvaltningen i kommunen, og skal bidra til best mulig dokumentfangst uavhengig av system.

Ansatte ved arkivtjenesten skal arbeide etter denne målsettingen:

1. Utøve selvstendig ansvar og medvirke til at arkivtjenesten holder god faglig kvalitet.
2. Utføre oppgaver i henhold til forhåndsbestemte instrukser, rutiner og prosedyrer.
3. Sørge for systematikk og sammenheng i de elektroniske systemene, slik at de kan fungere som informasjonskilde og informasjonssystem for administrasjonen, rettslig og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkilde for ettertiden.

Arkivansvarligs ansvar:

Arkivleder er delegert funksjonen som øverste faglige ansvarlige for dokument- og arkivtjenesten i Rennebu kommune.

Arkivansvarlig er, delegert av arkivleder, det faglig ansvaret for arkivtjenesten og ansatt ved Servicetorget. Arkivansvarlig har hovedansvar for å lede og utvikle arkivtjenesten sin faglige målsetting i henhold til gjeldende lover og avtaleverk. Arkivansvarlig skal gi faglig rettledning og føre tilsyn med dokumentasjonsforvaltning og dokumentoppbevaring i kommunen.  Arkivansvarlig skal forankre arkivplanen (inkl. deponeringsplanen) i ledergruppen, samt blant systemansvarlige og arkivpersonell.

Arkivansvarlig har rett og plikt til å:

• Ha et overordnet faglig ansvar for kommunens samlede arkivtjeneste, for arkivdanningen og for bevaringen av arkivmateriale.
• Være kommunens kontaktperson utad i saker som gjelder arkivvirksomheten.
• Rapportere til leder for Servicetorget/arkivleder om kommunens sin dokumentasjonsforvaltning og legge frem tiltak som skal forbedre og heve kvaliteten slik at kommunen får en effektiv drift.
• Utarbeide rutiner, instrukser og retningslinjer for arkivtjenesten.
• Involveres og uttale seg om arkivmessige konsekvenser for planlagte omorganiseringer i kommunen, inngåelse av interkommunale samarbeid og andre avtaler.
• Føre tilsyn og legge til rette for at dokumentasjonsforvaltningen skjer i samsvar med lov og regelverk.
• Føre kontroll med de elektroniske arkivene i kommunen og sikre at disse er forsvarlig oppbevart, sikret og deponert.
• Vedlikeholde og oppdatere arkivplanen. Arkivplanen skal oppdateres fortløpende, og minst en gang i året.
• Involveres i prosesser (innkjøp og anbud) ved anskaffelse og avvikling av elektroniske sak- og fagsystemer. Ved anskaffelse av nytt system følges rutine for anskaffelse av elektronisk system. Lenke til rutine. 
• Involveres i enhetenes arbeid med utarbeiding av instrukser, retningslinjer og rutiner for dokumentasjonsforvaltningen.
• Være kontaktperson mot Interkommunalt arkiv Trøndelag IKS.
• Iverksette periodisering, uttrekk og deponering.

Leder for Servicetorget/arkivleder, arkivansvarlig og konsulent ved Servicetorget er systemansvarlige for sakssystemet Elements Cloud og arkivkjernen Documaster i kommunen.

IT-leders ansvar:

• Teknisk ansvarlig for alle fagsystemer.
• Teknisk kontaktperson mot alle systemleverandører.
• Teknisk ansvarlig ved alle integrasjoner, periodisering, deponeringer og arkivuttrekk fra alle fagsystemer inkludert sak- og arkivsystem.
• Være deltaker i prosesser (innkjøp og anbud) ved alle nyanskaffelser og avslutning av fagsystemer og sak- og arkivsystem.  Dette gjelder også i omorganiseringer i kommunen.

Arkiv på ytre enheter:

Merkantil/sekretærer ved ytre enheter er ansvarlig for mottatt av post som kommer direkte dit. De er ansvarlig for å registrere inn og fordele til den som skal ha det. Ytre enheter er selv ansvarlig for å planlegge uttrekk av elektroniske system og deponering av papir og elektronisk arkivmateriale for de systemene de bruker. Arkivleder/arkivansvarlig bistår ved behov.

Enhetsleders ansvar:

Enhetsleder/avdelingsleder er delegert det administrative ansvaret for at organisering og oppfølging av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling og de reglene som er fastsatt i arkivplanen.

Enhetsleder/avdelingsleder kan peke ut arkivansvarlig i sin enhet/avdeling. Ordningen med sentralarkiv innebærer at arkivansvarlig i ytre enhet/avdeling kun er ansvarlig for de arkivserier (objektarkiv) som til en hver tid befinner seg på enheten.

• Operativt faglig ansvar for enhetens samlede arkivtjeneste.
• Påse at arkivarbeidet følger lover og bestemmelser, og at arbeidet utføres på en rasjonell og effektiv måte i henhold til bestemmelsene i denne planen.
• Ansvar for å bringe arkivfaglige problemer i den ulike enhet videre til arkivleder.
• Superbrukere i fagsystem; herunder tildele og avslutte (tilgangsstyring) roller og personer m.m. i fagsystemet.
• Daglig ansvar for drift av fagsystem.
• Sørge for opplæring av aktuelle som skal bruke fagsystemet.
• Sørge for at det blir etablert gode arkivfaglige rutiner for sine enheter.
• Sørge for at lovpålagt interkontroll blir fulgt opp.
• Være deltaker og ansvarlig i prosesser (innkjøp og anbud) ved alle nyanskaffelser og avslutning av fagsystemer.
• Sørge for at  IT-leder og arkivansvarlig blir tatt med i prosesser mht. nyanskaffelser av fagsystem, og også avslutning av fagsystem.
• Bistå ved behov ved periodisering, uttrekk og deponering etter henvendelse fra arkivleder. 

Saksbehandlers ansvar:

Saksbehandler har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase.
Saksbehandler er ansvarlig for at alle saksdokumenter som er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon blir arkivlagt. Dokumentene i en sak skal holdes samlet.

• Kontrollere at mottatt post er registrert i riktig sak og med riktig tilgangskode/gradering/lovhjemmel og saksbehandler. Dette gjelder også telefaks og e-post. Det er ikke anledning til å starte saksbehandling på brev som ikke er journalført.  Postliste blir publisert med fem dagers forsinkelse.
• Har ansvar for at alle dokument med arkivverdi blir journalført/registrert (gjelder samhandlingsplattformer, e-post, sosiale medier, Teams, SMS, brevpost).
• Påse at overskriften på utgående brev og inngående brev er dekkende, og at brevet kun omhandler en arkivsak.  Påse at tilgangskode er satt på der det er aktuelt.
• Påse at overskriften på saksnivå er dekkende. Påse at tilgangskode er satt på der det er aktuelt.
• All saksbehandling skal skje i kommunens sakssystem Elements Cloud eller fagsystemer. Ingen kommunale dokumenter skal lagres i personlige filer/mapper. Saksbehandler skal registrere/skrive egne utgående brev, notater og mottatte/sendte e-poster i sakssystemet – dvs. alt som mottas som ledd i saksbehandlingen og har verdi som dokumentasjon.
• Ha ansvaret for at alle brev de sender som er registrert i arkivdeler som ikke er elektronisk, har arkivlagt kopi i saksmappe.
• Registrere selv eller gi beskjed til arkivet ved overføring av sak til annen saksbehandler.
• Saksbehandler har ansvar for å behandle innsynskrav på egne saker innen fristen på 3 virkedager. 
• Saksbehandler har ansvar for at alle dokumenter med vedlegg i elektroniske arkivdeler finnes elektronisk.
• Saksbehandler har ansvaret for restanseoppfølging.
• Saksbehandler sørger for at politiske vedtak blir fulgt opp/ekspedert og påført vedtaksoppfølging.
• Følge Rennebu kommunes skriveregler.
• Bistå ved behov ved periodisering, uttrekk og deponering etter henvendelse fra arkivleder. 

IKA Trøndelag sine oppgaver:

Rennebu kommune er medeier i IKA Trøndelag IKS (Interkommunalt arkiv Trøndelag). Det henvises til selskapsavtalen.

IKA Trøndelag har gjennom selskapsavtalen ansvar for følgende oppgaver:

• Depotinstitusjon for arkivmateriale – både papirbaserte og elektroniske arkiver som er deponert fra Rennebu kommune. 
• Formidling av informasjon/dokumentasjon fra arkiver deponert til depot.
• På forespørsel råder IKA Trøndelag kommunen i forhold som har med arkivdanningen i kommunen å gjøre, slik at arkiv dannes i henhold til gjeldende lovverk.  IKA Trøndelag er samarbeidspartner i utarbeidelse av lokalt regelverk der dette må gjøres ifølge forskriftene til arkivloven.
• Rådgivning og veiledning vedrørende arkivdanning og deponering av arkivmateriale til depot.
• På forespørsel bidra i opplæring av de ansatte i kommunen.

Det inngås egne avtaler mellom IKA Trøndelag og kommunen ved behov. For eksempel ved skanning, ordning, deponering eller lignende.

Interkommunale samarbeid og kommunale foretak:

Ved opprettelse av interkommunale samarbeid og kommunale foretak skal kommunedirektøren sørge for at dokumentasjonen blir i varetatt på en god måte. Dokumentasjonskravene skal beskrives i avtalen mellom kommunen og samarbeidet. Det skal utarbeides delegeringsvedtak fra selskapet til kommunedirektøren. I avtalen skal det gå frem hvem som har det daglige arkivansvaret, deponering av arkivmaterialet og økonomi ved eventuelt opphør.

Arkivleder skal tas med i inngåelse av alle avtaler i fbm. det arkivrelaterte i avtalene.   

IT-leder skal tas med i inngåelse av alle avtaler i fbm. det IT-relaterte i avtalene.