Utgangspunktet for delegering av myndighet

Kommunedirektøren har ifølge kommunelovens §13-1 det øverste ansvaret for den kommunale administrasjonen, samt det overordnede ansvaret for arkiv- og dokumentasjonsforvaltningen i kommunen jfr. forskrift om offentlige arkiv §1. Kommunedirektøren skal legge til rette for at organisering og oppfølging av dette arbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlige arkiv og saksbehandling, samt ansvar for at dokumentasjonsforvaltningen er implementert i kommunen sin internkontroll jfr. forskrift om offentlige arkiv §4.

Delegering i Rennebu kommune

Kommunedirektøren har delegert til Personal og stabssjef oppfølgingen av det overordnede ansvaret for arkiv og dokumentasjonsforvaltning etter kommunelovens §13-1 og forskrift om offentlige arkiv §1. Personal og stabssjef har delegert till leder for Servicetorget/arkivleder, som har videredelegert til arkivansvarlig. Arkivansvarlig er ansatt ved Servicetorget. I praksis har kommunedirektøren delegert alt fagansvar og myndighet for arkiv til arkivleder/arkivansvarlig.

Fullmakt

Arkivleder og arkivansavrlig har fullmakt til å utføre arkivoppgaver og føre tilsyn med arkivarbeidet i kommunen. Arkivansavrlig er arkivfaglig overordnet tjenestestedene, og har fullmakt til å instruere saksbehandlere og arkivpersonale i spørsmål som gjelder arkivfunksjonen i kommunen. Arkivansvarlig rapporterer til personalsjef.

Rammer for utøving av delegert myndighet 

Sørge for planlegging av virksomheten med rasjonell ressursbruk som siktemål, i samarbeid med leder for Servicetorget. Arkivansvarlig skal realisere politiske vedtak og ivareta politiske vedtatte målsettinger i tråd med Servicetorget sitt budsjett.

Arkivansvarlig har ansvar for å sikre tilstrekkelig kvalitet i dokumentasjonsforvaltningen i kommunen, og skal sørge for at det foreligger tilstrekkelige og helhetlige rutiner, instrukser og retningslinjer for planlegging av utøving og kontroll av dokumentasjonsforvaltningen. I sammenheng med dette skal enhetslederne ved de ulike enhetene sørge for at det blir etablert gode arkivfaglige rutiner, instrukser og retningslinjer for sine enheter, samt at lovpålagt internkontroll blir fulgt opp.

Arkivansvarlig plikter å rapportere til leder for Servicetorget om utøving av delegerte myndighet. Viktige saker skal rapporteres skriftlig. Uforutsette forhold med alvorlige konsekvenser skal rapporteres straks.

Videredelegering

Arkivansvarlig kan, i samråd med leder for Servicetorget, delegere videre myndighet så langt dette er fornuftig og forsvarlig. Vedtak om videredelegering skal være skriftlig og godkjent av leder for Servicetorget.

Evaluering av delegert myndighet

Delegeringsfullmakten skal evalueres av leder for Servicetorget og arkivansvarlig innen første året etter valgåret.
Ved videredelegering skal leder for Servicetorget sørge for at videredelegering blir evaluert med samme tidsintervall.

Endring av delegert myndighet

Delegeringen kan til enhver tid endres eller trekkes tilbake. Presisering av delegeringen blir gjort ved behov.

Virkningstidspunkt

Denne delegeringsfullmakten gjelder med virkning fra dato den blir undertegnet og frem til delegering ved nytt skriv/vedtak blir endret eller trukket tilbake.