I Opplæringsloven heter det at hver kommune og fylkeskommune skal ha en pedagogisk-psykologisk tjeneste. Den pedagogisk-psykologiske tjenesten i en kommune kan organiseres i samarbeid med andre kommuner eller med fylkeskommunen. Tjenesten skal hjelpe skolen i arbeidet med kompetanseutvikling og organisasjonsutvikling for å legge opplæringen bedre til rette for elever med særlige behov. Den pedagogisk-psykologiske tjenesten skal sørge for at det blir utarbeidet sakkyndig vurdering der loven krever det.
Barn under opplæringspliktig alder som har særlige behov for spesialpedagogisk hjelp, har rett til slik hjelp etter Opplæringsloven og barnehageloven. Hjelpen kan knyttes til barnehager, skoler, sosiale og medisinske institusjoner og lignende, eller organiseres som egne tiltak. Hjelpen kan også gis av den pedagogisk-psykologiske tjenesten eller av en annen sakkyndig instans.

PPT skal som en del av et offentlig organ følge vanlige offentlige arkivrutiner, slik de er beskrevet i Arkivloven, Forvaltningsloven og Offentlighetsloven. PPT skal føre postjournal over innkommende og utgående korrespondanse relatert klientene og administrativ post.

Til og med 01.11.18 ble alt arkivert fysisk i personmapper, lagret i låst arkivskap, på et låst kontor. PPT satt et skarpt skille 01.11.18. PPT sjekket personmappene opp mot PPI, det gamle journalprogrammet. Vi sikret oss at all informasjon som lå i PPI, ble skrevet ut og lagt i personmappene før PPI ble slettet. De personmappene som hadde åpen sak i PPT ved skarpt skille beholdt vi i arkivskapet frem til saken ble avsluttet i PPT. Da ble personmappa flyttet til PPT sin lager som er låst. Mappene arkiveres i låst skap i arkivbokser. Alle saker er arkivert på avsluttet dato. Liste over avslutta klienter er ført inn i egen perm som ligger i arkivskuff på PPT-kontoret. Finn klient og avsluttet dato, da finner man rett boks i lageret. 

Boksene er sortert etter år de er blitt avsluttet. Det ligger en liste over avslutta klienter, med oversikt over hvilke arkivbokser de ulike personmappene ligger i.    

Fra 01.11.18 skal all arkivering foregå elektronisk. Avtale inngått med leverandør: Visma flyt PPT, Visma samhandling arkiv (VSA). Databehandleravtale inngått med Visma Unique A/S.

All innkommende korrespondanse skal skannes, og originaldokumentet oppbevares minimum 6 mnd. før det makuleres. Utgående korrespondanse skrives i fagprogrammet Visma flyt PPT og sendes primært via «Svar ut» tjeneste pr. i dag levert av KS, der KS underleverandør Grafisk Digital leverer printtjeneste hvis mottaker ikke har digital postkasse.

I klientregisteret kan man registrere følgende opplysninger:

• Journalnummer
• Personnummer, navn, navn på foresatte, adresse, telefonnr.
• Familieroller (herunder: nettverksroller, bosituasjon, foreldreansvar, morsmål)
• Vansker (herunder: tiltaksgrad, avslutningsgrunn, tidsbruk)
• Henvisningsgrunn (herunder: oppdrag, avslutningsgrunn oppdrag)
• Organisasjon (herunder: Henvisende instans, kommune)
• Informasjonselement (herunder: journalnotat, korrespondanse).
• Registreringsdato, igangsetting og avslutning.
• Saksbehandlers navn

I Klientjournalen kan i tillegg følgende registreres:

• Hvordan klienten fungerer faglig, sosial og psykisk – herunder forhold til andre.
• Helseopplysninger som kan ha betydning for funksjonsnivå og atferd
• Religion, etnisk/språklig bakgrunn/nasjonalitet.
• Skolegang
• Tester/prøveresultater
• Forslag til hjelpetiltak og hjelpetiltakene
• Resultater som er oppnådd.
• Rapporter om behandlingsopplegg, også utenfor PP-tjenesten
• Skolemondenhetsundersøkelser (rådgivning ved skolestart for underårige).
• Meldinger fra skolen
• Alkohol og narkotikamisbruk
• Anamneser.
• Rapporter og epikriser
• Godkjente referat fra samtaler med klient/foresatte/andre.
• Arbeidshypoteser og vurderinger.
• Om søsken: kjønn og alder.

I administrativ postjournal kan følgende registreres:

• Brev ut/inn
• Journaldato
• Brev datert
• Ansvarlig
• Beskrivelse av hva det gjelder
• Adressater
• Arkiv info (herunder: arkivnummer)

Innkommet korrespondanse åpnes av ansatte og skannes. Saksbehandler har plikt til å holde seg oppdatert på innkommet korrespondanse til enhver tid i løpet av arbeidsdagen. Dersom klienten eller foresatte ikke gir tillatelse til oppfølging av henvisning, eller tillatelse til å iverksette tiltak, skal det likevel registreres slik at det kan dokumenteres at det er gitt tilbud om tiltak som ikke ble tatt imot.

Opplysninger kan en innhente fra klienten selv, klientens foresatte og familie, barnehagens pedagogiske personale, skole; herunder lærere og øvrige relevante fagpersoner, andre barnehager, skoler eller PP-kontor. Om nødvendig kan man innhente opplysninger fra helsevesen, sosialvesen eller påtalemyndigheten hvis klienten eller klientens foresatte gir tillatelse til dette.

Behandlingsansvarlig skal av eget tiltak rette eller supplere opplysninger som er uriktige eller ufullstendige, dersom feilen eller mangelen har betydning for den registrerte. Det er viktig at feil opplysninger som er brukt i saksbehandling eller klientoppfølging ikke blir slettet. Det bør gjøres en anmerkning om at opplysningen er feil og hvor rett opplysning finnes.

Klienten skal registreres med en unik arkivreferanse, vanligvis klientjournalnummer som skal fungere som en unik identifikasjon av klienten i klientregisteret i arkivet.

Nye klienter blir tildelt registreringsnummer ved innregistrering av henvisningen. Dette skjer automatisk ved bruk av elektronisk fagsystem, Visma flyt PPT. Registreringsnummeret vil alltid følge klienten, også ved rehenvisning av avsluttet sak.

Det elektroniske fagsystemet, skal være underlagt tilgangskontroll. Brukerne skal identifisere og autentisere seg med navn og passord hver gang de bruker systemet.

Partsinnsyn

Klientens rett til partsinnsyn er regulert av § 18 i Personopplysningsloven. Her heter det at enhver som ber om det, skal få vite hva slags behandling av personopplysninger en behandlingsansvarlig foretar, og kan kreve å få følgende informasjon om en bestemt type behandling:

a)           Navn og adresse på den behandlingsansvarlige og dennes eventuelle representant,

b)           Hvem som har det daglige ansvaret for å oppfylle den behandlingsansvarliges plikter,

c)           Formålet med behandlingen,

d)           Beskrivelser av hvilke typer personopplysninger som behandles,

e)           Hvor opplysningene er hentet fra, og

f)            Hvor personopplysningene vil bli utlevert, og eventuelt hvem som er mottaker.

Dersom den som ber om innsyn er registrert, skal den behandlingsansvarlige opplyse om

a)           Hvilke opplysninger om den registrerte som behandles, og

b)           Sikkerhetstiltakene ved behandlingen så langt innsyn ikke svekker sikkerheten.

Den registrerte kan kreve at den behandlingsansvarlige utdyper informasjonen i første ledd bokstav a - f i den grad dette er nødvendig for at den registrerte skal kunne ivareta egne interesser.

Retten til informasjon etter annet og tredje ledd gjelder ikke dersom personopplysningene behandles utelukkende for historiske, statistiske eller vitenskapelige formål og behandlingen ikke får noen direkte betydning for den registrerte.

Klient og foresatte har felles innsynsrett til klienten fyller 18 år. Fra fylte 15 år kan klienten i spesielle tilfelle kreve innsyn alene. Behandlingsansvarlig ved PP-Tjenesten skal ta avgjørelsen i slike tilfeller.

Innsynsretten gjelder ikke dokument som etter § 18 i Forvaltningsloven blir regnet som interne dokumenter, og som det etter § 19 er utilrådelig at den registrerte får kjennskap til av hensyn til egen helse eller forholdet til personer som står vedkommende nær.

Når klienten ønsker partsinnsyn bør dette skje ved direkte innsyn på PPT-kontoret. Kontoret kan eventuelt sende kopi av dokumentliste til vedkommende klient, som kan krysse av for de dokumentene han/hun ønsker å få kopi av.

Innsyn for fullmektig:

Etter Forvaltningsloven § 12 har en klient rett til å la seg bistå av advokat eller annen fullmektig på alle trinn av saksbehandlingen. Fullmektig som ikke er advokat, skal legge frem skriftlig fullmakt. Advokat behøver ikke å legge frem skriftlig fullmakt, med mindre forvaltningsorganet finner grunn til å kreve det.

Klagerett

Den som har fått avslag på en begjæring om innsyn, kan etter Offentlighetsloven § 9 påklage avslaget til fylkesmannen. Klagen skal avgjøres uten ugrunnet opphold.

Overføring av opplysninger

Når klienter registrert hos PPT flytter til en annen kommune mens vedkommende går på grunnskolen, kan nødvendige opplysninger om klienten overføres til en annen PP-tjeneste når klienten eller foresatte har gitt skriftlig tillatelse til dette. Ved slik overføring skal en sende over kopi av arkivdokumentene, slik at PPT Rennebu kommune også for framtiden skal kunne dokumentere sitt arbeid med klienten med originale dokumenter.

Ved overgang til videregående skole oversendes kun enkeltdokumenter på forespørsel. Klientmappen blir igjen i bostedskommunen.

Oversendelse av opplysninger - e-post

Kopier av dokumenter som inneholder sensitive personopplysninger skal normalt sendes gjennom sikker elektronisk posttjener. Det skal aldri sendes identifiserbare klient-opplysninger med ukryptert E-post.

Avslutning av sak

En klientsak skal avsluttes og overføres til fjernarkiv når klienten flytter, ber PPT om å avslutte sak eller slutter i grunnskolen. Det kan gjøres unntak der det fortsatt er oppfølging av klienten utover dette. Saksbehandler har ansvaret for å avslutte saken i Flyt PPT/VSA. Ved ny henvisning etter at saken er å anse som avsluttet, opprettes ny sak.

Systemarbeid i PPT

PPT har ikke dokumentasjonsplikt i saker der vi kun har en veiledende funksjon i individ og systemsaker. Det er den enkelte skole og barnehage som skal dokumentere i barnets mappe på den enkelte enhet. PPT får dokumentasjonsplikt i saker som er henvist oss og tatt inn av oss. Alle brev inn som inneholder navn, fødselsdato evt. Personnummer som ikke er registrert hos oss som sak, skal forkastes i PPT Flyt. I slike tilfeller skal PPT kontakte avsender.