Arkivlovens formål er sentral når kommunen skal fastsette mål for dokumentasjonsforvaltningen: Loven har som formål å sikre arkiv som har betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at disse kan bli tatt vare på og gjort tilgjengelige for ettertid.

Overordnede mål:
Dokumentasjonsforvaltningen skal bidra til at virksomheten når sine mål.
Dokumentasjonsforvaltningen i Rennebu kommune skal sikre at dokumentasjon blir skapt, fanget og behandlet slik at bevis- og informasjonsinnhold kan opprettholdes og kan gjenfinnes på en effektiv måte.
Dokumentasjonen skal fungere som bevis, dokumentere en hendelse slik at vi kan gå tilbake og sjekke at den har skjedd.
Dokumentasjon skal være autentisk, pålitelig, integritet og anvendelig.

Delmål:
Arkivtjenesten:
Skal være à jour med postfordeling, journalføring, kvalitetskontroll og arkivering hver dag.
Konkret betyr dette:

• Statusjekker i sakssystemet Elements Cloud. M, S, F og E skal journalføres hver dag.
• Elektroniske forsendelse sjekkes hver dag.
• Sakstatus i Elements Cloud: Saker med status F og R skal kvalitetssjekkes hver dag.
• Offentlig postliste skal kontrolleres av to personer hver dag, for å kvalitetssikre god tilgangsstyring og innsyn.
• Alle våre papirarkiv skal oppbevares i godkjente arkivrom.
• Systemoversikten med beskrivelser skal være oppdatert og inkludere alle elektroniske systemer som kan inneholde organets arkivmateriale
• Elektroniske system og arkiv skal ha en plan for periodisering og langtidsbevaring

Saksbehandlere:

• Skal saksbehandle etter frister i forvaltningsloven.
• Forfallslister skal overholdes.
• Journalposter med status R i Elements Cloud skal sjekkes en gang i uken. Journalposter som ikke blir fullført, skal settes til utgått.
• Inngående journalposter skal avskrives kontinuerlig.
• Saker som er ferdigbehandlet skal settes til status Ferdig - kontinuerlig.

Ledere:

• Avdelingens saksbehandling skal gjennomføres etter avdelingens rutiner og frister.
• Avdelingens samlede restanser skal reduseres til minimum, og sjekkes månedlig av leder.
• Sørge for at ansatte får nødvendig opplæring og oppfølging i fag-, arkiv- og sakssystemer.