Her kommer en oversikt over hvordan ansatte i Os kommune tar vare på arkivverdig informasjon fra ulike samhandlingskanaler.
Hva er arkivverdig informasjon?
Med arkivverdig materiale menes dokumenter/informasjon som har vært gjenstand for saksbehandling eller som har verdi som dokumentasjon eller betydning for saken (nå og i fremtiden). Det er innholdet som avgjør om det skal arkiveres eller ikke. Det er ingen forskjell på om informasjonen ligger i en SMS, en e-post eller et brev.
Er du i tvil om et dokument skal arkiveres eller ikke kan du kontakte servicetorget.
Teams
Teams er en samarbeidsplattform der du kan opprette grupper, chatte, ha møter og dele filer i en og samme arbeidsflate. Teams forenkler informasjonsflyten og er nyttig som samhandlingsverktøy. Hver enkelt skal arkivere arkivverdig informasjon og dokumenter som ligger i Teams.
Dokumenter og chatlogger som er del av saksbehandling skal arkiveres i saks- og arkivsystemet.
Hvordan arkivere chatlogger? Ta skjermbilde av chatloggen, lagre bildene på PCen, og legg inn i arkivet.
E-post
Arkivverdige e-poster skal journalføres fortløpende. Hver enkelt saksbehandler er ansvarlig for at alle arkivverdige dokumenter blir arkivert i ESA.
Facebook
Hvis vi mottar spørsmål som er en del av en saksbehandlingsprosess, spørsmål som omhandler personlige forhold eller på annen måte ikke hører hjemme på Facebook – opplyser vi om dette og forteller hvordan personen skal gå frem for å få spørsmålet sitt besvart via postmottaket.
Hvordan arkivere? Hvis arkivverdig informasjon ligger på Facebook må mottaker ta skjermbilde av kommunikasjonen med kommentarer og arkivere bildet.
SMS
Dersom SMS inneholder arkivverdig informasjon, og må den arkiveres.
Hvordan arkivere? Ta skjermbilde av SMSene , lagre bildene på PCen, og legg inn i arkivet.
OneDrive
OneDrive er ikke kommunens arkiv. Dokumenter som er del av saksbehandling, skal arkiveres i saks- og arkivsystemet.
Video-/lydopptak
Video-/lydopptak kan inneholde arkivverdig materiale.
Hvordan arkivere? Konverterer filene til .avi eller .mp4 format, og last opp i saks- og arkivsystemet.
