Arkivorgan - vedtaket

 Begrepet organ i arkivlovens forstand

 Generelt
 I "Forskrift om offentlege arkiv" § 1-1 heter det bl.a.: "Den enkelte kommune og fylkeskommune skal fastsetje kva for institusjonar og einingar som eventuelt skal reknast som eigne organ etter forskrifta her". Dette betyr at en kommune må ta stilling til om den skal betraktes som ett eller flere organ i arkivlovens forstand. Kommunens valg her har konsekvenser for arkivansvaret (§ 1-1), journalføringsplikten (§ 2-6) og om det skal utarbeides en eller flere arkivplaner (§ 2-2) i kommunen.
 

Loven presiserer videre følgende: "Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ tilligg den øvste leiinga i organet. I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det overordna administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen, jf. kommunelova § 13".

Bruken av begrepet organ i Os kommune

På bakgrunn av ovenfor nevnte bestemmelser har kommunedirektøren i Os gjort følgende bestemmelse:

 ”Os kommune skal betraktes som ett organ i arkivlovens forstand.”

Bakgrunnen for denne bestemmelsen er å legge forholdene til rette for å oppnå de mål Os kommune har satt seg med denne arkivplanen

Arkivorganisering

Os kommune har så langt det er mulig sentralisert tjenestene for post og arkiv og arkivtjenesten er plassert ved servicetorget i kommunehuset.

Alle, unntatt de som har egne fagprogram for klientbehandling, skal bruke sak/arkivsystemet ESA for all journalføring, saksbehandling og arkivering. Sekretær/saksbehandler ved skolene og helse- og omsorgstjenesten er ansvarlig for inngående dokumenter ved disse virksomhetene blir registrert i riktig program i hht. rutinebeskrivelsene.  Servicetorget/arkivtjenesten er ansvarlig for journalføring av alle andre dokumenter.
All post skal stiles til Os kommune, Rytrøa 14, 2550 Os i Østerdalen, og servicetorget/arkivtjenesten er ansvarlig for både papirbasert postmottak og elektronisk postmottak.
Arkivtjenesten er også ansvarlig for å kvalitetssikre alt som er produsert i ESA.

• Sentralarkivet forvalter møtebøker. Her er også andre sentrale arkivserier som saksarkiv, byggesaksarkiv og delingsarkiv plassert. Fra 1.1.2017 er møtebøkene bare elektronisk arkivert i ESA. 
• Avdeling for teknisk/landbruk har ansvar arkiv for bygge- og delingsaker. Alle arkivverdige dokumenter ble scannet inn i den enkelte sak i ESA fra 2008. Det papirbaserte arkivet bygge-/og delingssaksarkivet  ble beholdt fram til 31.12.2017. Dette er digitalisert og lagret i Documaster på gnr./bnr. Arkivdelen ble fullelektronisk fra 2017 og er etter dette registrert i ESA.
• Avdeling for teknisk/landbruk har ansvar arkiv for plansaker. Arkivverdige dokumenter ble scannet inn i ESA fra 2008. Det papirbaserte arkivet er beholdt og oppbevares i permer og er lagret ved dagligarkiv ved teknisk.
• Landbruksavdelingen har gardsarkiv. Dokumentasjon var papirbasert fram til de ble fullelektronisk fra 2017. Det papirbaserte arkivet er digitalisert og lagret i Documaster på gnr./bnr. Alle dokumenter fra 2017 er registrert i ESA.
• Lønningskontoret (felles for Røros,Os og Holtålen) har personalmappene for Os kommune i papirformat. Personalmapper for aktive fast ansatte ble scannet inn i ei historisk mappe på den enkelte ansatte fram til 31.12.2017. Fra 1.1.2018 ble arkivdelen fullelektronisk med personalmapper for alle ansatte etter mal fra IKA Trøndelag, med opp til 13 forskjellige temaer (ansettelse, arbeidsforhold, avtaler, displinær,  forsikring, helse, hospitering, klage, kompetanse, lærlinger, lønn, permisjon og varsling).
• Legekontoret har ansvaret for arkivering av pasientjournaler. Disse var helt  papirbasert fram til ca. 1990. Alle papirjournaler ble brukt videre, og arkivverdig material ble lagt i papirversjpn i mappe, men ble også scannet scannet inn i de fagsystemer som er blitt benyttet. ProfDoc ble benyttet i en periode, ble avløst av WinMed.  Fra 2014 er pasientjournaler helelektronisk -  og alt arkivverdig materiale registreres og oppbevares i CGM (fra 2014) - journalsystem for legekontorer. Alle aktive mapper (det betyr mapper for personer som lever) i oppbevares forskriftsmessig og innelåst ved legekontoret.
• Institusjonstjenesten/hjemmetjenesten har sitt brukerarkiv (pasientjournaler). Fra 2014  benyttes Gerica. Her legges alt arkivverdig materiale vedrørende den enkelte pasient inn og bevares elektronisk. Det arbeides med å få dette inn i sikker sone i Documaster.
• Rus- og psykitritjenesten - benytter Gerica til dokumentasjon av arkivverdig materiale for sine klienter. 
• Helsestasjonstjenesten - benytter CGM Helse til dokumentasjon av arkivverdig materiale, Gerica for vedtak og Visma SamPro for dokumenten som gjelder skole og barnehage og som ikke skal inn i de to førstenevnte systemer. De papirbaserte aktive mappene oppbevares innelåst ved helsestasjonen. Mapper som ikke lenger er i bruk er satt i kommunehusets bortsettingsarkiv, i ekstra låst rom. Dette benyttes bare av legekontoret, helsestasjonstjenesten og rus- og psykiatritjenesten.
• Skolene har elevarkiv - delegert ut til den enkelte skole (rektor/merkantilt ansatt). Rutiner for registrering og oppbevaring ligger under rutiner for oppvekst. 
• Os kommunale barnehage har sitt brukerarkiv.

Siden januar 2007 har deler av arkivfunksjonene for ytre virksomheter vært koblet til den sentrale arkivtjenesten i kommunen. Her benyttes ESA til dokumentasjon og arkivering.

Oppbygging av ESA:
Arkiver (arkivskaper):

Journalenheter: