Velkommen til Os kommunes arkivplan!

Arkivplanen skal sikre at Os kommune ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivlovens § 6:

Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.

Arkivplanen skal tjene som en administrativ håndbok for informasjonsbehandling og dokumenthåndtering (arkivdannelse) for alle arkivskapende enheter i Os kommune, og gi oversikt over Os kommunes samlede arkiv, hvordan det er ordnet, hvilke lovverk og rutiner som gjelder og hvordan dokumentasjonen er produsert og skal lagres.

Administrasjonssjefen har arkivansvaret (Arkivloven § 1 - 1, også en del av det ansvar som beskrives i Kommunelovens § 23)

Rådmannen har delegert til arkivleder å oppdatere arkivplanen, dette skal som et minimum gjenspeile virkeligheten ved hver periodedeling, og revidert versjon skal godkjennes av rådmannen. Arkivplanen bør også oppdateres når:

• -det skjer omfattende endringer i organisasjonen
• -når det blir tatt i bruk nye fagsystem og ved skifte av saksbehandlingssystem
• -skifte av arkivnøkkel
• -vesentlige endringer i virksomhetenes oppgaver og myndighet
• -større endringer i rutiner.

Arkivleder avgjør om det er behov for oppdatering av arkivplan når:

• det skal tas i bruk nye versjoner av arkivnøkkel
• det skal tas i bruk nye versjoner av datasystemer for lagring og informasjon

Arkivleder skal ha melding om alle endringer med mulige følger for arkivet i god tid før de blir satt i verk og har rett til å uttale seg om de følgene de kan få for arkivet.

Os kommunes arkivplan ble vedtatt av rådmannen ............

Rådmannen oppfordrer alle ansatte om å sette seg inn i og følge planen.

Arne Svendsen
Rådmann