Formål

Formålet med disse retningslinjene er å etablere et regelverk i Rennebu kommune for behandling av elektroniske elevmapper i grunnskolen innenfor rammen av gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer.

Virkeområde

Retningslinjene gjelder for:

Elevmapper som blir behandlet ved den enkelte grunnskole etter lov av 17. juli 1998 nr. 61 om grunnskolen og den videregående opplæringa (Opplæringslova).

Definisjoner

Journalføring: I Arkivforskriftens § 2-6 bestemmes det at ethvert organ skal registrere alle inngående og utgående dokumenter i sak-arkivsystemet (Elements) dersom dokumentene er å regne som saksdokumenter etter Offentleghetslovas § 4 og er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon.

To krav knyttes til dokumenter som skal journalføres:

1. de må være gjenstand for saksbehandling og
2. de må ha verdi som dokumentasjon

Alle elevrelaterte dokumenter produseres i Visma Flyt skole/Elements. Eksempler på dokumenter som skal journalføres:

• Forhåndsvarsel og enkeltvedtak som gjelder tildeling av skoleplass
• Søknad fra foresatte, f.eks. søknader om skolefri
• Enkeltvedtak om skoleskyss
• Faguttalelser f.eks. fra PPT som fører til tiltak
• Enkeltvedtak om spesialundervisning
• Evalueringer av spesialundervisning
• Enkeltvedtak om særskilt undervisning for minoritetsspråklige
• Elever med ansvarsgrupper rundt seg – innkalling og referat fra møter
• Flyttemeldinger
• Kontakt med barnevernet
• Vedtak om SFO-plass
• Karakterrapport
• Halvårsvurdering
• Vitnemål
• Meldingsflyt
• Fraværsrapport
• Varsel om mulig nedsatt karakter

Arkivdel:             en definert del av et arkiv ordnet etter ett og samme prinsipp (Elev).

Objekt:                fysiske eller logiske enheter som arkivmateriale kan omhandle, og som materialet dermed kan ordnes etter, f.eks. personer, eiendommer, gjenstander, administrative enheter osv.

Elevmappe:       et sammenhengende, administrativt hendelsesforløp som oppstår på grunn av en henvendelse utenfra, eller på initiativ fra virksomheten selv. Saksdokumentene knyttes sammen gjennom et felles saksnummer. Et objekt i elevarkivet vil kunne bestå av flere ulike saker som knyttes til objektet gjennom felles objektkode (primært ordningsprinsipp). Alle skolene er pålagt å bruke kommunens sak- og arkivsystem til journalføring og administrativ saksbehandling.

Personregister: Elevmappene utgjør et personregister og skal følge reglene i Personopplysningsloven. Opplysningene i elevmappene er tilgjengelig for ansatte i grunnskolen i den utstrekning som trengs for en hensiktsmessig arbeids– og arkivordning (jf. Forvaltningslovens § 13 b, pkt 3).

                               Behandlingsansvarlig for elevmappene etter personopplysningsloven § 2 er den som Rennebu kommune til enhver tid har utpekt. Personopplysningslovens § 18 gir enhver som ber om det, rett til innsyn i hva slags behandling av personopplysninger en behandlingsansvarlig foretar seg.

Oppretting av elevmappe

Det er et overordnet prinsipp at all dokumentasjon om en elev primært skal arkiveres på ett sted, det vil si i elevmappen.

Hvorfor: For å kunne dokumenter den enkelte elevs rettigheter, hvilke tiltak som er gjennomført og for i etterkant kunne gi innsyn samt etterprøving av de vedtak som er gjort, skal det opprettes elevmappe på den enkelte elev.

Eksamensprotokoller og klasselister m.m skal imidlertid arkiveres i egne mapper i Elements, og ikke i den enkelte elevmappe. Historiske vitnemål og karakterlister med fravær arkiveres i samlemapper pr. skole pr. avgangsår.

Hvordan: I sak/ -arkivsystemet er det opprettet en egen arkivdel ELEV for elevsaker. Det opprettes én elevmappe for hver elev ved innskriving i skolen, og objektene ordnes etter fødselsnummer. Alle arkivverdige dokumenter som gjelder den enkelte elev skal journalføres og arkiveres saken ved behov. Saker av generell art som gjelder skolen som sådan og saker som gjelder grupper av elever (f.eks. klasser) arkiveres i skolemappa.

Det opprettes tilgangsgrupper for hver skole, tilgangsgruppene skal bestå av personer med nødvendig autorisasjon til å behandle disse sakene. Når lærer har behov for tilgang til elevmappen skal tilgangen begrenses med fra- og til dato.

Ordningsprinsipp:

Hver elevmappe skal opprettes med utgangspunkt i et unikt ordningsprinsipp, og i Rennebu kommune har vi valgt fødselsnummer som ordningsprinsipp. Hver elev registreres med «Elevmappe + fornavn – etternavn), som ordningsverdi/klassering registreres fødselsdato, og elevens navn som beskrivelse. I tillegg skal tilgangsgruppe påføres.

Hva: Nedenfor følger en liste over saker som kan oppstå på en enkeltelev eller en gruppe elever. Merk at listen ikke er utfyllende. Der det ikke er fylt inn unntaksparagraf må saksbehandleren selv vurdere om dokumentet skal unntas eller ikke.

Innhold i elevmappe

Følgende dokumentasjon oppbevares på papir så lenge det er behov for det:

• Kladdenotat uten betydning for den enkelte elevs videre skolegang
• Kartleggingsprøver/leseprøver
• Eksamensbesvarelser – 1 år (eller lengre etter eget behov)
• Dersom det har skjedd dyptgripende endringer bevares materialer fra det første eksamensåret etter at endringene er gjort gjeldende

Tilganger

Det er kun ansatte med tjenstlige behov som gis tilgang til elevmappene. Kontaktlærer gis tilgang. Tilgangsbegrensning styres ved hjelp av tilgangsgrupper og «administrativ enhet» i sak-arkivsystemet. Innenfor den enkelte skole skal følgende ansatt ha generell adgang:

• Virksomhetsleder/rektor
• Merkantilt ansatt
• Inspektør/avd. ledere
• Spes.ped lærer
• Sosiallærer

SFO-leder gis tilgang til enkeltsaker ved behov.

Obs: Etter Opplæringslovas § 15-3 har skolens personale – uten at taushetsplikten er til hinder for det – opplysningsplikt til barnevernet når personalet har grunn til å tro at barnet blir mishandlet i hjemmet eller at det foreligger andre alvorlige former for omsorgssvikt.

Systemeier/arkivansvarlig i kommunen er den med det øverste ansvaret for bruken av sak-arkivsystemet i Rennebu kommune, og systemeier har det overordnede ansvaret for tilgangsstyring i elevarkivet. Systemeier har rettigheter til å tildele tilganger til andre ved behov. Denne rettigheten kan systemeier velge å delegere til andre. Når behovet ikke lenger er tilstede, skal tilgangen fjernes, ved å gi beskjed til arkivansvarlig i kommunen.

Innsyn

Krav om innsyn i en elevsak behandler etter reglene om partsinnsyn i Forvaltningslovens §§ 18-20 og etter innsynsbestemmelsene i Personopplysningslovens § 18. Eleven har som hovedregel rett til innsyn i sin egen elevsak/elevmappe, det samme gjelder foresatte. Hvis en elev ber om innsyn uten at foresatte er involvert – eller ber om at foresatte ikke får innsyn – bør foresatte varsles om dette. Innsynskrav behandles av arkivet sentralt evt. i samarbeid med rektor. Innsynskrav skal fremmes skriftlig av elev/foresatte/fullmektig, og innsynet bør skje lokalt på skolen eller etter annen avtale. Den kan på forhånd oversendes saksliste hvor den som ber om innsyn kan krysse av for hvilke saker det ønskes innsyn i.

Tidligere elever som har nådd myndighetsalder utøver innsynsretten fullt ut på egne vegne.

Dokumenter som er utarbeidet for den interne saksforberedelsen kan unntas fra innsyn. I helt spesielle saker kan det også vurderes unntak fra innsynsbestemmelsene med hjemmel i Forvaltningslovens § 19 b «Med mindre det er av vesentlig betydning for en part, har han ikke krav på å gjøre seg kjent med de opplysninger i et dokument som gjelder andre forhold som av særskilte grunner ikke bør meddeles videre.» Det anbefales at det tas kontakt med kommuneadvokaten dersom det er tvil om det kan gis innsyn i en sak eller ikke. Selv om innsyn kan nektes i henhold til unntaksbestemmelser, skal det foretas en vurdering av om opplysninger likevel kan gis, jf. Offentleglovas prinsipp om merinnsyn.

Innsynskrav skal være skriftlig og skal besvares skriftlig, og både krav og besvarelse skal registreres i aktuell sak.

Flytting til annen kommune/overgang til privat skole

Når en elev flytter til en annen kommune eller begynner på privat grunnskole, kan det med skriftlig samtykke fra eleven eller foresatte oversendes kopi av de dokumenter i elevmappen som er nødvendig for å videreføre skolegangen. Opplysninger om disiplinære forhold skal ikke overføres til ny skole med mindre det foreligger samtykke.

Overganger i grunnskolen/overføring

Elevmappen skal følge eleven ved bytte av skole innad i kommunen, også ved overgang fra barneskole til ungdomsskole. Det vil si at det kun eksisterer en elevmappe pr. elev. Rektor har ansvar for at det ved overgang til ungdomstrinnet gjøres rens av mappen jfr. Forskrift til arkivloven § 3-19 og § 3-20.

Elevdokumentasjon vil i all hovedsak unntas etter Offentleglovas § 13, jf. Forvaltningslovens § 13.1. Se for øvrig liste over mulige saker/dokumenter foran.

Opplæring og oppvekst: Grunnskoleopplæring på overordnet nivå

Følgende skal bevares (dvs. skal arkiveres i Elements):

• Kommunens og skolens retningslinjer og prosedyrer, planer og evalueringer, virksomhetsplaner og tilstandsrapporter: arkivert i Elements, skoleeiers forsvarlige arkivsystem. For Rennebu kommune gjelder dette dokumentene "Eier melder" og "Plan for kompetanseheving og kvalitetsutvikling" 
• Saker om tilsyn ved hjemmeundervisning – Status pr. februar 2024 er at rutine oppdateres og legges inn i Elements og følges opp av Rådgiver oppvekst.
• Kriterier for opplæringens organisering, innhold og evaluering, inkludert nasjonale prøver, oppgavetekst lokale eksamener: dette arkiveres og følges opp i skoleeiers arkivsystem, Elements.
• Saker som er behandlet i skolens øverste samarbeidsorgan, jf opplæringslova kap. 11: Referat fra SU arkiveres i egen sak i Elements.

Skolefritidsordning (SFO)

Følgende skal bevares (dvs. skal arkiveres i Elements):

• Kommunens vedtekter, planer, meldinger og rapporter: arkiveres i elements, ny kommer vår 2024
• Lokale planer, tilbud og satsningsområder 62: Som et ledd i "Eier melder" og "Plan for kompetanse og kvalitetsutvikling", se punkt om Opplæring og oppvekst: Grunnskoleopplæring på overordnet nivå
• Skademelding: følger skolens rutine, se tabell Innhold i elevmappe
• Vedtak om SFO-plass og vedtak ved avsluttet SFO arkiveres i Elements via VFS, se tabell Innhold i elevmappe

Sikkerhet

Sikkerhet for personopplysninger reguleres av Personopplysningsloven (ppol) §§ 13-14 om informasjonssikkerhet og internkontroll. Personopplysningsforskriften kap. 2 inneholder lovens sikkerhetsbestemmelser. Bestemmelsene gjelder for behandling av personopplysninger som helt eller delvis skjer med elektroniske hjelpemidler.

Ved behandling av sensitive personopplysninger er det strengere krav til behandlingen enn om man behandler andre personopplysninger.

Sensitive personopplysninger er definert i § 2 i ppol som:

• Rasemessig eller etnisk bakgrunn
• Politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning
• At en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling
• Helseforhold, seksuell legning og medlemskap i fagforeninger

I tillegg vurderes alle opplysninger ang. elevers personlige/- og helsemessige forhold og opplæringsforhold som blir unntatt offentlighet som sensitive og skal behandles som sådanne.

Vær oppmerksom på følgende:

• Sensitive elevopplysninger skal ikke lagres på flyttbare medier, på lærers PC eller på skoleplattform.
• Tilgang til Elements gis etter behov
• IOP skrives i Visma Individplan med pålogging via Feide og kode på SMS. Plan sendes til rektor til godkjenning før effektuering.
• Ved utskrift av elevsaker skal man være bevisst ved valg av skriver og utskriften skal hentes umiddelbart. Bruk konfidensiell utskrift, dvs. angi pin-kode på skriverens kontrollpanel for å skrive ut jobben senere eller annen sikker utskriftsrutine (slik utskrift kan innstilles på de fleste printere).
• Personsensitive opplysninger skal ikke sendes over telenettet (som e-post eller faks)

I henhold til lovverket skal man gjennomføre følgende:

• Utarbeide sikkerhetsmål og sikkerhetsstrategi
• Ta utgangspunkt i organisasjonens egne strategidokumenter (se sikkerhetshåndboka på kommunens intranett/QM+)
• Foreta risikovurdering. Punktene nedenfor er eksempler, listen er ikke uttømmende:
  • Kan man få tilgang til system/dokument i eksternt nett?
  • Er det muligheter for uautorisert tilgang/rolle til systemet?
  • Gis det uautorisert tilgang/rolle?
  • Lånes det ut brukernavn/passord og maskin til andre?
  • Lagres det dokumenter på andre medier (minnepenn, laptop, screenprint osv.)
  • Står maskiner åpne/forlatt med mulighet for uautorisert innsyn?
  • Hvem har tilgang til skannerområdet?
  • Er det mulighet for uautorisert tilgang via klientmaskiner?
  • Blir dokumenter av sensitiv art utvekslet via e-post?
  • Er nedlasting av program/websider klarert med IKT-tjenesten?
  • Er nettverksløsning klarert fro rettmessige brukere og er innstillingene sikkerhetsklarert?
  • Sendes utskrift til skrivere i egen virksomhet?
  • Sammenligne resultat fra risikovurdering med akseptabelt risikonivå?
    • Det forutsettes at alle saksbehandlere følger sikkerhetsrutinene som er utarbeidet og vedtatt.
    • Iverksette sikkerhetstiltak.
      • Tilgang til system/dokument mulig bare i internt nettverk (bak brannmur).
      • Autorisert tilgang/roller via leder og systemansvarlig.
      • Ikke vid tilgang til register i system.
      • To-faktor autentisering til bestemte maskiner for lærere.
      • Dokumentasjon med § UO skal ikke kunne sendes med e-post, systemet skal varsle.
      • Autorisert tilgang til skanner – arkivtjenesten/arkivleder.
      • Nettverksinnstillinger skal være satt opp slik at det ikke skal kunne forekomme lagring på andre medier, heller ikke skrivere.
      • Følgende sikkerhetsrutiner skal følges av saksbehandler:
        • Utlån av brukernavn og passord skal ikke forekomme
        • Ikke gå fra åpen maskin.
        • Lagring av dokumenter på andre medier skal ikke forekomme.
        • Personopplysninger skal kun lagres på server, ikke lokalt på maskin.
        • Ikke la utskrift ligge igjen på skriver, bruk konfidensiell utskrift.

• Dokumentere informasjonssystemet og informasjonssikkerheten.
• Kommunen skal ha et system som sikrer at det man er pålagt i personopplysningsloven utføres på best mulig måte. Man skal ha kjennskap til gjeldende behandlingsregler, ha tilstrekkelig og oppdatert dokumentasjon for gjennomføring av rutinene og ha denne dokumentasjonen tilgjengelig for innsyn.

Bruk av sak – arkivsystemene til arkivering og journalføring av elevdokumentasjon

På bakgrunn av risikoanalyser og vurderinger av akseptabelt risikonivå er Rennebu kommune sitt sak- og arkivsystem Elements vurdert til å være et tilfredsstillende verktøy for journalføring, lagring og bevaring av elevdokumentasjon. Elements er et system som ivaretar kravene som arkivloven med forskrift stiller til elektronisk bevaring av arkivdokumenter og langtidsbevaring av disse.

Berkåk, 16.11.17
Rev. 23.02.24