Arkivplan.no

Håndbok for saksbehandlere og arkiv fra 2020

Kommuneblomst Hengebjørg

Velkommen til Rennebu kommunes arkivplan.

"Alle offentlige organer skal til enhver tid ha en ajourført arkivplan jf. arkivforskriften § 4. Arkivplanen skal innrettes slik at den kan brukes som et redskap i organets internkontroll med arkivarbeidet."

Formålet med arkivplanen er kvalitetssikring av arkivforvaltningen i kommunen.
Arkivplanen dokumenterer arkivorganisasjonen, oppbyggingen av arkivet og regler for hvordan dette skal forvaltes i Rennebu kommune.

Personer som forvalter arkivet skal arbeide etter følgende målsetting:

Arkivet skal være en oppdatert og tilgjengelig informasjonsbase for saksbehandling og offentlig innsyn.
Arkivet skal være godt registrert og sikkert lagret. Arbeidsrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere skal være mål for kvalitetssikring.
Arkivet skal på en trygg måte ivareta rettslig og historisk dokumentasjon for ettertiden.

Arkivplanen gir bindende retningslinjer for behandling av all informasjon og dokumentasjon i Rennebu kommune.

Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene. Arkivplanen skal bidra til at Rennebu kommune ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivlovens § 6 hvor det heter:
"Offentlige organer pliktar å ha arkiv (jfr. Arkivforskriften § 4), og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid."

Arkivleder har det daglige ansvaret for kommunenes arkivtjeneste. Arkivmedarbeider utøver det daglige arbeidet med arkiv og Arkivplan.

I kommunen er det

kommunedirektøren

som har det overordnede arkivansvaret (jfr. Arkivforskriften § 4).

Alle ansatte i kommunen bør sette seg godt inn i og følge retningslinjene i arkivplanen.

Arkivplanen skal revideres februar hvert år.

Rennebu kommune 27.11.2019

Per Øyvind Sundell
Kommunedirektør