Hjelpetekst:
Rutiner for konvertering av analogt arkivmateriale til digitalt lagringsmedium der originalmediet kan destrueres etter konverteringen.

(OBS! Riksarkivarens forskrift er under revidering - høringsfrist 01.05.2017)

Jfr Riksarkivarens forskrift (Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver)

§ 8-2 Formatkrav. Bildekvalitet
Ved konvertering til digitalt lagringsmedium gjelder kravene som er fastsatt i § 5-14 nr 4 for skanning og for øvrig i kapittel 5 for digitale lagringsmedier og -format.

§ 8-3 Krav til kvalitetssikring
Konverteringsprosessen skal være gjenstand for løpende kontroll. Krav som blir stilt til i ulike deler av prosessen skal beskrives og dokumenteres på en måte som gjør det mulig å kvalitetskontrollere alle ledd i prosessen.

Kontrollen er både visuell og manuell, og deler av den kan utføres automatisk ved hjelp av programvare.
Det skal kontrolleres
a) at skanningen oppfyller formatkravene
b) at skanningen var komplett
c) at lagringen av de digitale bildene var vellykket

Prosessen skal dokumenteres med
a) beskrivelse av produksjonslinjer og av alle ledd i digitaliseringsprosessen
b) hvilken type utstyr som ble brukt, og hvem som utførte skanningen
c) kravspesifikasjon som ble stilt til skanningen, hvis prosessen ble satt ut på anbud

Eksempel på kvalitetskontroll som vil være tilfredsstillende er ISO/TR 13028 Information and documentation – Implementation guidelines for digitization of records.

§ 8-4 Krav til gjenfinnbarhet på samme nivå og intern struktur i arkivet
Konverteringsprosessen skal ivareta opprinnelig proveniens og struktur i arkivet. Arkivets opprinnelige rekkefølge og eller kronologi i skal gjenskapes i konverteringsprosessen.

§ 8-6 Vilkår for destruksjon av analoge medier etter overføring til digitalt lagringsmedium
Destruksjon av originalmediet kan tidligst skje 6 måneder etter at den konverterte avleveringspakken er testet og godkjent av arkivdepotet.

Det skal dokumenteres at alle kravene er fulgt og at arkivdepotet har godkjent avleveringspakke/uttrekk.

Arkivskaper har selv ansvar for å dokumentere at egne behov for bevaring av den originale papirversjonen blir ivaretatt og hvilke konsekvenser destruksjon av originalmediet vil kunne ha for enkelte typer dokumenter. Det må i hvert enkelt tilfelle og innenfor hvert saksområde vurderes om destruksjon av originalmediet vil ha betydning for eksempel for juridiske rettigheter og plikter.

Mer informasjon i Riksarkivarens forskrift kap 8Synlig i arkivplan.no

 All inngående arkivverdig papirpost blir OCR-scannet daglig.
 Det skal kontrolleres
 a) at skanningen oppfyller formatkravene
 b) at skanningen var komplett
 c) at lagringen av de digitale dokumentene var vellykket

Det viste elementet har ingen underelementer.

14.06.2023