RETNINGSLINJER FOR BEHANDLING AV E-POST I ØRLAND KOMMUNE

• Generelt. Microsoft Outlook brukes til å sende e-post både internt og eksternt over Internett til adressater utenfor kommunens organisasjon. E-post til Ørland kommune skal sendes til og håndteres av det ordinære postmottak i kommunen på følgende E-post-adresse:

  postmottak@orland.kommune.no E-post kan også sendes til hver definert bruker av Microsoft Outlook. Hver bruker har definert adresse på formen:

  Eks: fornavn.etternavn@orland.kommune.no Adressen til postmottak skal fremgå av brevark og hjemmeside på Internett.

• Håndtering av e-post. E-post til sentralt postmottak skal åpnes av arkivtjenesten (arkivforskriften 3. 2.ledd) Personlig adressert post videresendes direkte. Dersom en saksbehandler mottar arkivverdig e-post, har saksbehandler adgang til selv å importere denne til sak-/arkivsystemet. Ved tvil kontakt arkivet. Den enkelte saksbehandler har plikt til å vurdere om posten må anses som et arkivverdig dokument. Ikke arkivverdig e-post vurderes/arkivbegrenses:

  • ikke av interesse – slettes
  • øvrig videresendes uten journalføring
  • av interesse for organet – registreres

  Arkivverdig e-post skal journalføres av arkivtjenesten før den omdeles. Arkivtjenesten må ta stilling til om meldingen, vedlegget eller begge deler skal journalføres og tilknyttes dokumentregistrering i journalsystemet (se egne rutiner).

• Verifisering av mottatt e-postforsendelser. Hvis det er tvil om e-postmelding kommer fra den oppgitte avsender eller at avsender ikke er entydig identifiserbar, skal det umiddelbart sendes en tilbakemelding pr. e-post til oppgitt avsender, hvor det bes om verifisering av avsender.Arkivtjenesten/saksbehandler (den som importerer e-posten) må undersøke om vedlegg til e-postforsendelsen er i riktig format og lesbar. Dersom vedlegget ikke er lesbart, må avsender varsles med informasjon om hvilke formater som kan leses. Vedlegg virussjekkes (automatisk)

• Kvittering for mottak av e-post. Det skal ikke benyttes automatisk kvittering for mottak av e-post. Det er saksbehandlers ansvar å gi tilbakemelding dersom avsender krever bekreftelse på mottak av e-post innen 3 dager (ikke det samme som frist etter Fvl – 21 dager)

• Håndtering av utgående e-post. Arkivverdig utgående post kan sendes som ordinær post, men skal i utgangspunktet sendes som e-post. Utgående e-post håndteres av skasbehandler selv. Slik post skal journalføres og arkiveres i kommunens elektroniske arkivsystem etter ekspedering.

  Taushetsbelagte opplysninger. Opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt i henhold til offentlighetsloven §5a skal ikke sendes som e-post. Unntak kan gjøres dersom personopplysninger anonymiseres, slik at det ikke er mulig å knytte opplysningene til enkeltpersoner eller hvis forsendelsen er kryptert.

• E-postrutiner ved saksbehandlers fravær. Saksbehandler må sikre at mottatt e-post kan behandles også ved fravær over lengre tid. Dette skal gjøres ved bruk av funksjon i e-postsystemet for automatisk svar med opplysninger om fraværets varighet. Adresse for kommunens postmottak oppgis.

• Arbeidsgivers adgang til ansattes e-post og oversikt over bruk av e-postsystemet. Lov om personopplysninger, forskrifter til denne loven, samt Datatilsynets retningslinjer regulerer adgang til ansattes e-post og andre elektroniske dokumenter.